“很多成长于数字时代的新新人类，在体验过远程办公的好处后，一致认为远程办公是最好的工作方式。”不只是员工，组织领导人起着更大作用。
整编 | 谭丽平
来源 | 《远程工作革命》
第1214篇原创文章 | 15分钟阅读
春节临近，你会是人流里那个，举着电脑边赶车边工作的“最靓的仔”吗？
nonono，这并不是远程工作者的正确打开方式。
按照《远程工作革命》作者罗伯特·格雷泽的经验，高效的远程办公，首先需要良好的办公设备，比如，64位Windows 10专业版的笔记本、高速的互联网网络，在此基础上，安排上笔记本电脑支架、独立键盘或鼠标、高清网络摄像机、防蓝光眼镜，才算得上一位合格的打工人。要是能再配置上环形灯或灯箱、绿色屏幕背景、站立式办公桌，那么，你就能确保技术和硬件设备绝不会拖累你的工作效率了。
当然，我们还是希望大家有个愉快的假期。不过，疫情之后，具有高弹性特质的远程办公模式，已经成为许多国内外企业的常规工作制度，如何高效远程办公，已经成为当前打工人，乃至管理者，都需要学习的一项技能。
“很多成长于数字时代的新新人类，在体验过远程办公的好处后，一致认为远程办公是最好的工作方式。”《远程工作革命》作者罗伯特·格雷泽认为，远程办公，已经成为一种势不可挡的商业大趋势，一条顺势前行的管理路径。
罗伯特·格雷泽是美国加速伙伴营销公司的创始人、首席执行官，在他的带领下，该公司早在2007年创办时，就已经开启了员工100% 远程办公模式。作为远程工作领域的开拓者，此后不久，他和团队将公司愿景描述为——改变工作和生活范式。远程工作就是工作和生活兼得的新范式。
10年后的2017年，当罗伯特·格雷泽带领加速伙伴营销公司向英国扩张时，他最担心的是，远程办公不太容易被英国潜在的客户和员工接受，因为毕竟两国文化差异很大。最后，他们笨拙地使用了一个折中方案：在英国为员工租用灵活的线下办公空间。
结果有趣的事情发生了：几个月后，英国团队几乎没有人再使用线下办公空间。他们都迅速地适应了远程模式，居家工作成了他们的首选。
如果说这是一个典型的案例，那么，我们接下来要思考的是，在我们即将开启的远程工作中，如何做才能更高效？
我们拆解了《远程工作革命》一书，主要从员工和管理两方面，了解数字化时代，团队如何更好地实现远程协作？如何有效领导一个远程组织？如何借助远程办公优势在全球招聘人才和组织生产？
同时作者也提到，根据角色不同，你可能会直接阅读本书的第一部分“员工篇”，这部分会教你如何在远程职场游刃有余。又或者你可能会直接跳到下一部分“管理篇”，该部分主要讲述远程工作中领导和管理方面的内容。当然你也可以在两部分内容间自由切换，但现实是，大多数人很快会发现自己两方面都需要。
通勤危机：“远程办公是最好的工作方式”
许多人对于远程办公有误解。一部分人会认为远程办公的员工效率比较低。也有一部分人错误地认为居家办公的员工责任感不强，常常会让家庭琐事影响到他们的工作。然而实际上，作者通过自己公司实践以及其他许多公司发现，情况往往是相反的。当员工努力平衡家庭琐事和工作时，事情常会向有利的一面发展。比如，远程办公时，员工会觉得很难在工作和个人生活之间划定一个严格的界限，他们常常纠结于何时停下手头的工作、何时休息、何时调整以及一天工作下来何时放松。有时候，他们很难彻底结束一天的工作，很晚了还在检查邮件，笔记本电脑也是直接放在床边桌子上，以便睡觉前还可以再检查一遍邮件。新冠疫情期间的研究佐证了这一看法。疫情期间，居家办公的员工中，工作时间外选择继续发送邮件的人数翻了一番，他们常常纠结着如何结束一天的工作。为了应对这一挑战，远程办公机构必须向所有员工（包括初级助理以及管理层的员工）灌输一种理念，即远程办公需要坚实的基础，坚持严格的时间观念，营造合理的办公空间，并严格划分工作和个人生活的界限。和大多数事物相同，远程办公的关键在于，从一开始就要将自己置身于最佳环境中，并配备适合的工具。如果远程办公之初，你就随意翻出大学时期的笔记本电脑，想着在沙发上工作一整天，很快你就会有挫败感并且感到疲惫不堪。事实上，早在新冠疫情之前，办公室工作的弊端就愈加明显。2019年，美国工人的平均通勤时间为225小时，即9天，通勤时间在过去40年里稳步上升。英国的平均通勤时间为单程59分钟。在印度，每天通勤时间为两个多小时，这相当于每天上下班时间的7%！无论人们工作地在世界何处，通勤的时间都在变长。房价持续上涨的地区更是如此。为了拥有一个负担得起的家，大多数工人不得不接受更远的上班路程。在大多数办公室组织中，办公室环境并不能缓解压力和减轻挫折感。从生产率的角度来看，过去十年中，著名的开放式办公室的实验不断被拆穿。《卫报》的一项研究发现，开放式办公室的员工平均每天会因为分心而损失86分钟，相比传统办公室的员工请病假的概率高出70%，并且早退率更高。这就造成了一种现状，即员工上下班的时间比以往任何时候都多，而在上班期间完成的工作量却更少了。即使在2020年新型冠状病毒肺炎疫情席卷全球、迫使几乎所有组织都过渡到远程工作之前，这一趋势就已经开始在其他国家流行。比如，美国引领了远程工作革命，过去五年里远程工作增长了44%，过去十年里增长了91%。尽管对该转变的经验和准备都有限，但相当多的组织发现，大多数情况下，他们能够照常开展业务。许多持怀疑态度的员工也发现远程工作远比预期的要好得多。
那么，员工如何为远程办公奠定有效的基础，如何充分利用远程办公的灵活性来实现个人生活与职业生涯双丰收，以及如何在工作中保持积极性、专注性和参与性？
1、备好必要的办公工具和办公环境
首先，确保具备制胜的关键条件：必要的办公硬件及技术手段。如果工作要求经常同客户进行视频会议，或者常常需要上传或发送大文件，最好确保技术和硬件设备不会拖累你的工作效率。
随着视频会议的广泛应用，当你在自己的迷你空间进行远程办公时，大量的时间可能都在进行线上工作，有时还会面对着众多观众。工作之初你就应该考虑配备几样重要的配件，以使你看起来更专业，工作效率也更高。特别是一些需要对外联系的职位，诸如销售、行政领导或客服，尽可能地营造一个专业的形象是很重要的。
尽管与居家办公的人视频通话变得司空见惯，但如果你的工作区域昏暗、杂乱无章，又或者对方听不清楚你的声音，都会给非本公司人员，或者你的新上司，留下负面的印象。第一印象尤为重要。如何在远程工作环境中给对方留下良好的第一印象，这里有一些建议与推荐资源。
除此之外，尽量增加一台显示器，这样方便使用更多的程序、对比材料。
在视频通话时，如果使用笔记本的内置扬声器，会在房间中形成“噪声渗漏”，导致你能听到对方的声音，而对方也能同时听到自己的声音，非常尴尬。所以，你需要提前准备好耳麦或耳机，在视频通话的时候使用它们。
最重要的一点，是树立职业化的形象，这就需要打造专业化的背景。如果苦于没有干净整洁的背景，可以选择绿的幕布代替。增加一台环形照明灯，可以提升面部的亮度。
工作台或站立式办公桌为了确保长时间居家办公的舒适度，最好确保工作区域适合长时间的工作。你可以考虑购买一张符合人体工程学的办公桌椅，这样长时间坐着办公会更舒服，或者你甚至可以选择购买一张可调节的站立式办公桌，这样也方便长时间站着工作。
最后，可以考虑购买防蓝光眼镜，它可以有效地滤除电脑屏幕的蓝光。根据视力情况，你还可以选择验光镜片或是非验光镜片。佩戴防蓝光眼镜可以缓解整天盯着屏幕造成的视疲劳，同时晚上睡觉时佩戴也可以保证高质量的睡眠。
2、设置有形的界限
办公室工作最明显的好处是个人生活和职业生活之间有着客观存在的界限。远程工作时，许多人会感觉无法将工作与生活进行切割。
缓解这种溢出效应可以通过设置清晰的有形界限，将工作与家庭生活进行切割。
如果条件允许的话，最好在家里划定专属工作区域。这样一来，不仅帮助你从心理上确定了工作时间，同时也向家里人发出信号，明确告诉他们什么时候有空，什么时候很忙。如果没有明确的工作或非工作信号，家里的人可能会认为能看见你，就能找你，完全不顾你是否正在工作，会给你带来困扰。
划定专属办公区域就可以避免这种干扰，然而并非所有人在家都有专属办公的房间。但是，即使是在房间的角落里摆一张折叠桌，或者在客厅桌子旁选一把椅子作为“办公椅”，也是朝着划定身心边界迈出了重要一步。一天工作下来，起身离开工作区域，利用这些边界可以帮助你退出工作模式。
3、恪守时间表
系统地安排时间，关注时间的使用很重要。
远程办公最好能够按时起床，确定白天工作的时间及时长，主动规划分配用于项目、会议、午餐、锻炼及个人的时间。同样，日程安排中也应纳入休息时间并严格执行。在办公室工作时，自然而然地会有一些休息的时刻，比如午休时间。相比之下，远程办公可能常常在家埋头工作几个小时，没有明确的时间概念。
设定时间表并严格遵守，不仅能更好地确保完成工作，也能留些时间休息和调整。团队可以同步日程表，这样每位成员能够在同一时间集中精力完成工作，确保了团队内部工作的流畅度。
疫情期间，人们也更加深刻地认识到了日程安排的重要性，特别是孩子在家的双职工家庭。能够提前与伴侣或配偶协调日程安排的职场父母往往适应得最好。他们会明确每个时间段谁来陪孩子，谁来工作，以及其他类似的安排。
4、管理收件箱
当快速进行面对面沟通无法实现时，电子邮件通常是员工在远程环境中首选的沟通方式。如果你是第一次远程办公，电子邮件数量将会大幅增加，这是很正常的现象。因为在开放式办公环境中，同事间会隔着办公间或办公桌进行简短对话，而在远程环境中则被大量的邮件交流取代。诸如Slack之类的即时通信平台和微软团队可以帮助减少电子邮件。然而，这类沟通渠道也会迫使员工全天候进行检查，分散他们的注意力，使他们无法专注地投入工作。
划分时间段。做法之一就是每天划分几个小块的时间专门用来回复邮件。比如，每天工作之前，设定30到60分钟专门回复邮件。只要你和经常联系的同事能够设定期望值，并且他们能够在紧急情况下联系到你，这样就可以两全其美——团队不会陷入找不到你的困境，你也可以摆脱电子邮件的监控。
以下策略可以帮助你取得平衡，既可以回复邮件，也不会让电子邮件掌控你。
自然选择。如果你的职位不允许你一天大部分时间完全关闭电子邮件的话，我们推荐给新员工的策略是选择哪些邮件需要立即回复，哪些可以留到以后再回复。如果一封邮件具有时效性，要求1分钟内必须回复，那最好是立即回复，马上解决掉。反之，如果收到一封需要斟酌、详细回复的电子邮件，那么最好留到规定的电子邮件回复时间块中，或者将其移动到待完成文件夹中。
设定期望值。如果你管理一个团队，分享这条建议给团队成员会很有帮助。你甚至可以制定一个标准供每位团队成员遵守，比如要求所有需要回复的电子邮件都要在24小时内回复。对于我们的客户服务团队，我们甚至为紧急情况另创建了电子邮件地址，紧急问题邮件会在收件箱置顶。任何非紧急类别邮件都可以稍后处理，在24小时内做出回复即可。
电子邮件分类。如果你担心错过紧急邮件，并想找到一种方法来区分紧急邮件与垃圾邮件，那么可以考虑购买电子邮件管理工具。有几个此类插件供使用：他们通过机器学习可以自动过滤促销邮件和那些不太重要的邮件，并把它们放置于同一个文件夹，那么你每天只需查看几次；或者将那些被标记为“紧急”或“重要”的邮件分类到特殊的文件夹中，便于你随时关注。
5、精力管理
在一天中划定专属工作时间，并不意味着你就必须投入到高强度的工作中，一次几个小时不停歇。当你的时间安排明确后，最好能够混搭不同类型的活动，避免过度工作。
健身界有一个广泛应用的间歇训练模式：高强度的剧烈运动结合短暂的休息，在不过度锻炼身体的情况下增强你的力量和耐力。间歇训练也可以应用于脑力劳动，高强度的脑力劳动结合短暂的休息，确保你不会精疲力竭。
同时也需考虑休息时间，了解自己什么时候精力旺盛，什么时候精力涣散。
不妨为自己设置一个工作方案，花点时间来思考一天中什么样的时间段适合完成什么类型的任务。尝试过程可能反反复复，也会出现一些错误，但一旦确定适合自己的工作方案，会对工作幸福感的提升和工作效率的提高产生持久的影响。
6、设定工作日缓冲区
你在远程办公时，可能一觉醒来马上拿起手机或操起电脑工作，一直工作到晚饭时间，然后再把工作带到卧室去。
而诸多知名行为专家强烈建议每天坚持“早晨例程”，而不是直接投入工作。例如用咖啡和早餐开启一天，或是轻快地慢跑、鼓舞人心的阅读来开启一天。每天早上为自己做些事情会让你头脑清醒、精力充沛，能够更好地进入工作状态。
如果你从床上爬起来，立马投向手机和电脑，这样往往会带来压力。这样开启一天相当于早上7点穿着睡衣直接从床上跑到办公室。
结束一天工作的时候也是如此。尽管不喜欢通勤，但回家途中给许多人提供了放松的时间，让他们可以在踏进家门之前从工作模式中解放出来。就像早上一样，结束一天的工作后抽空放松一下。不管你是想遛狗、听音乐、看书，甚至是冥想，一旦结束工作时，即使简单的事情也会有助于你在漫长的远程办公日后缓解压力。
在这点上，确保任何工作设备远离卧室也是很有用的。研究表明，睡前看屏幕会延迟进入睡眠状态的时间，也会减少深度睡眠。睡前带上笔记本电脑、回几封邮件可能会让你更加疲倦，第二天的工作也很难保持专注。
归根结底，你所做的就是牺牲掉你的健康和工作效率，只为回复那些可能原该等到早上回复的信息。
记住，环境应该为你所控。
7、保持动力
许多人开启远程办公之初，面临的是疫情带来的社交隔离及经济不景气带来的压力，还有许多家长需要同时兼顾在家照顾孩子。大多数人很快就感到疲于应对，并开始担心长期居家办公如何保持工作的积极性。
对一些人来说，工作带来了薪水，这就是动力。但如果这对你不适用，最好寻找其他的激励方式。
挖掘动力的一个方法是确定在你的工作职责中哪些任务是你最喜欢的，尤其是那些能够展示你的技能的。你可以尝试着将这些工作安排在固定的时间块，这样你就可以期待这类工作，把专注、高效的时间花费在最喜欢的事情上。
或许最强大的驱动力就是拥有清晰的目标。它从根本上有意识或无意识地驱动着我们。清晰的目标就像是人生的主旨句，明确表达出你之于这个世界的意义。
你可以将你的工作职责与你想要在生活中实现的目标结合起来。无论你从事什么职业，或者在生活中追求什么目标，如果能以某种方式将两者结合在一起，你就更容易获得动力。
下一次，如果你在工作中感到动力不足时，不如花几分钟思考或写下生活中对你重要的事情或你想要完成的目标。
8、保持专注
居家办公经常会有让自己分心的事物，这是难以避免的。不只是电视或是手机，令你分心的事物远不止这些。远程办公时，你会突然意识到早餐的碗碟还没有洗，有一段时间没有倒垃圾了，地毯需要吸尘了等等。
专注是一项技能，通过练习就能掌握，掌握这一技能可以使我们工作中效率更高，压力更小。
提升工作专注力的一个方法就是避免上述分心的事情。每天花上几分钟清理工作区域，保持整洁。如果你需要完成上述家务才能让你白天的工作心无旁骛，那么可以固定一个时间来完成这些家务。
另一个提升专注力的途径就是有意地进行练习。有一个技巧，即为自己设定计时器。先从较短的时间开始，比如15~20分钟，规定这个时间段专注地完成一项任务，比如汇编数据或是写份报告。通过这样的练习，你的注意力持续的时间就会越来越长。
管理篇：组织领导人起着更大作用
员工对自身的远程工作体验掌握着重要话语权。如何安排日程，如何布置家庭办公室，如何分配精力都决定着远程事业是否健康与高效。但是，远程工作如何高效进行，组织领导人起着更大的作用。
如果公司想要转型为远程职场，作者认为需要从企业文化、招聘员工、团队管理三方面入手，我们重点拆解了如何做好远程团队管理，作者探讨了具体的机制、方法、工具和技术，以提升员工远程工作的流畅度，促进各规模机构效率的提高。
1、引导员工做好全面入职
拥有远程员工的组织不能对员工培训放任不管。办公室工作环境中，员工也许可以通过向其他员工求助及观察来学习。然而，在远程环境中，员工很可能会独自坐在电脑前，茫然不知该做什么，也不知该从哪里开始。
为了让员工有个概念，当新进员工在公司开启职业生涯时，公司应当提供一份全面的入职日程表。日程表详述了入职前几周新进员工需要参加的会议，以及作为训练计划的一部分，新进员工需要仿效哪些员工，公司全员会议的时间及其他详尽的计划。
另外，顶级远程组织会重视入职培训并精心制订详尽的培训计划，因为这是员工想要在组织内部获得短期及长期成功的关键。如果你没有正确的培训方式，新进远程员工可能会面临失败。
2、设置会议与接待时间
随着时间的推移，许多远程组织发现，相比现场办公的组织，会议召开得要少一些。因为安排远程会议变得更加困难，同时，你会更难了解是否打断了同事的工作。如果给予充足的时间进行思考，远程团队通常会认识到在没有频繁会议打扰下协作才最有效。
评估会议效率的一个很好的方法是在会议结束后坚持对会议进行坦诚的评估。不妨借鉴创业运作系统的绝佳做法，他们将关键会议称为“十级会议”。前提是在每次会议结束时，每个与会者都按1到10分的等级给会议打分。如果会议的平均评分没有达到9分或10分，那么它就没有附加值，这样的会议就应该改进或是取消。
另一个有用的做法就是根据会议的长度和邀请员工的数量为每次会议分配财务值，并将该数值包含于会议邀请中。这样一来，人们会意识到会议的时间价值，并会减少邀请名单人数。除了减少会议之外，明智的做法是调整会议的形式和长度以最大化其影响力。
如有可能，缩短远程会议的时间是有益处的，同样重要的是，控制讲话者的时间。否则，开会就变成了独白，员工难免跑神。
对组织而言，所谓的“情况通报会”最为浪费时间。放在远程环境中，这些会议尤其无效。“情况通报会”是指一位或多位发言者通报一系列信息，通常照本宣读或是通过幻灯片分享，这些信息本就可以提前发送给与会者或者以书面备忘录形式分享。因为这些会议中讨论的内容很少，互动也很少，召开这种会议其实是在浪费宝贵的时间。
3、加强团队建设与远程联系
多年来，团队建设一直是各规模组织不可或缺的内容。
但在100%的远程世界里，公司已经从信任背摔和超越障碍训练这样的面对面活动转向了远程活动，非传统的远程活动同样拉近了公司员工之间的距离。
这些组织很可能会求助于像克里斯蒂·赫罗尔德公司一样的机构。赫罗尔德是Sport & Social Club的创始人兼首席执行官，这是一家加拿大组织，主要业务是为成年人协调休闲运动联盟。赫罗尔德和她的团队通过游戏将人们聚集在一起，建立了企业的品牌，在疫情袭来时，她迅速转向为世界各地的公司提供远程团队建设活动。他们推出了一个名为JAM（workplayjam.com）的新业务分支，它完全专注于远程活动。
JAM提供虚拟游戏，如宾戈游戏、竞猜游戏、数字寻宝游戏及在线逃生室。JAM提供游戏主持并安排所有技术事宜，所以团队只需要参与并享受乐趣。为了给客户增加定制体验，赫罗尔德团队甚至可以将客户公司元素渗透到他们的游戏设计中，比如将公司历史融入到竞猜游戏里，以部门和团队名称命名宾戈牌等。赫罗尔德团队甚至可以为公司新进员工设计入职培训主题游戏。
新员工可以让新同事对自己的个人信息进行竞猜，了解他们的新公司，并以有趣的娱乐方式缩短学习曲线。
4、提升远程办公有效性和实用性的技术
员工首次居家办公时需进行重大调整。对于大多数组织来说，花些工夫提升远程办公的有效性和实用性十分必要。在技术方面进行重大投资就是其中之一，包括利用提供的多款软件工具来帮助改善员工沟通和用户体验。这些资源现在大部分都可通过云端获得，因此材料可以即时下载和安装。
作者分享一些技术工具，这些工具是许多组织过渡到远程工作时离不开的，它们基于云端，不需要大量的硬件或前期资本投资。以下列举的工具都很实用，但针对每项功能，还有许多其他替代工具，因此你可以找到最适合你和你的团队的工具。
使用单点登录（SSO）程序保持单点登录；使用云文件共享；在培训与知识管理方面，可以使用学习管理系统（LMS）、知识管理系统（KMS）；人力资源系统，包括管理员工休假请求、招聘新员工和执行绩效评估等基本职能；团队沟通中，Slack、Zoom、Microsoft Teams和Google Workspace可谓是具有远程文化的公司用来管理内部和外部通信最受欢迎的工具；项目管理工具，包括Basecamp、Trello和Asana等软件；注重安全技术等。
5、做好管理，更要做好领导
让员工在办公室花更多的时间并不能保证更好的结果。某些情况下，员工甚至会利用在办公室的时间制造一种假象，让大家认为工作效率更高，其实并非如此。因此，想要员工产出高，最好是建立产出导向的激励政策和目标，优先考虑员工的产出，而不是花在办公室或任务上的时间。
作者认为，作为管理者，没有必要担心员工某天在做些什么，甚至一周工作多少小时。如果他们始终能够达成目标，这些产出才是最重要的；投入就显得不那么重要了。作为远程团队的管理者，成功的很大一部分是基于产出来管理员工，并且知道什么样的日常监督最好是避免的。
6、通过视频进行绩效谈话
在面对面办公的组织中，管理者总是在面对面会议中进行重要反馈，不管是积极反馈还是批评性反馈。尤其是重要的绩效管理实践，如季度审查、年度评估和困难的谈话，包括终止合约等，都是当面进行的。在此之前，很难想象以远程方式进行此类谈话。
然而，远程领导者和管理者必须适应这种无法面谈的情况。除非情况特殊，你能经常与远程直接下属见面，例如在同一个共享空间工作，这类讨论往往十分重要且对时间非常敏感，无法等到下次与员工在碰面时再讨论。为了表达得更清晰，所有绩效评估和敏感对话必须通过视频通话方式进行，而不应通过电话、电子邮件或即时通信进行。
7、为团队成员营造心理安全感
不言而喻，远程工作场所的面对面互动远少于面对面工作场所。正因为如此，远程团队领导才有必要创建信任感强和透明度高的环境。
创造心理安全感的有效方法是构建核心价值观。我们之所以将“拥有它”作为核心价值观，部分原因是我们希望员工能够勇敢面对任务以解决问题，不用担心犯错误。我们很清楚这样做偶尔会导致错误，但是我们向员工明确表示，错误是可以接受的，前提是他们能够承认错误，并从中吸取教训，且不再经常重复同样的错误。
除此之外，作者也提到了，遵循时区礼仪、调整差旅策略、掌握团队进展、禁止监视、当信任不再时的一些具体管理举措。
重要的是，对战略和战术进行细致、有意的调整，在不断适应变化的过程中，几乎任何一家公司都能在远程工作中获得成功。阻碍公司发展的原因可能更多的是因为他们的业务运作方式已经过时及缺乏灵活性。
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（张泓杨 ）
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